O gerenciamento de riscos nas empresas está cada vez mais complexo, uma vez que elas passam por melhorias constantes na governança e os fatores externos requerem mais atenção a cada dia. A Ouvidoria é uma ferramenta importante para melhorar esse processo.
Companhias maduras e que estão à frente na governança conseguem incentivar o uso desse canal de denúncias, que deixa de ser uma ferramenta meramente legal. E, a partir daí, aproveitam as oportunidades de melhorias.
Trata-se de uma área que deve estar presente sobretudo nas organizações que prestam serviço a um órgão público ou possuem capital aberto, mas todas podem se beneficiar dela. Quer saber mais sobre como esse canal pode ajudar os negócios? Continue lendo!
Como funciona a Ouvidoria
A regulamentação da Ouvidoria varia para cada setor. No caso das empresas listadas no Novo Mercado (B3), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) dita as regras por meio da Instrução 529/2012. De modo geral, o canal de denúncias deve garantir o sigilo de quem o utiliza. Ele é aberto a todos os stakeholders, de funcionários a acionistas, que desejam denunciar alguma conduta indevida dentro da companhia.
A maioria das grandes empresas contrata uma terceirizada para esse serviço, que normalmente está disponível pelo site ou por telefone. Elas devem conscientizar os interessados sobre estes canais e assegurar às pessoas, principalmente os funcionários, de que é seguro utilizá-los. Há casos em que a própria companhia disponibiliza um computador para que os colaboradores possam fazer eventuais denúncias.
Por que investir nesse setor?
Além de trazer à luz casos de corrupção, lavagem de dinheiro e outros crimes, a Ouvidoria ajuda a identificar problemas pontuais na rotina da companhia, que exigirão uma mudança ou a criação de condutas e processos que melhorem a gestão de riscos e o compliance.
É comum que funcionários utilizem o canal para reclamar de questões como assédio moral ou sexual, discriminação ou, ainda, problemas relacionados ao exercício da sua atividade. Isso acontece porque eles não se sentem seguros para reportar a questão diretamente ao RH ou à área técnica responsável.
A partir disso, as empresas investem em melhorias, tais como a criação ou aprimoramento de um canal de comunicação com o RH. Se algum setor sofre com precarização, é possível traçar estratégias para melhorar os processos, otimizando o desenvolvimento dos colaboradores.
Onde a Ouvidoria se encaixa no gerenciamento de riscos
Justamente devido à complexidade dos contatos recebidos por esse canal, não há regra ou padrão sobre onde ele se encaixa no Modelo das Três Linhas [colocar hiperlink quando tiver], grande aliado na gestão de riscos corporativos. O fato é que todos os negócios precisam manter essa estrutura com eficiência.
Há casos, por exemplo, em que o reporte é feito para o Diretor de Auditoria Interna, atuando com um time totalmente independente dos profissionais que executam os trabalhos recorrentes da área, como parte da estrutura que integra o compliance. Essa, por sua vez, presta contas à Vice-Presidência Jurídica ou de Governança, Riscos e Controles Internos (GRI).
Em outras organizações, o canal de denúncias se reporta ao Comitê de Auditoria, como uma área em separado das segunda e terceira linhas de defesa. O ponto comum é que sempre será do Conselho de Administração a responsabilidade final de assegurar o seu adequado funcionamento, conforme as leis e/ou os padrões de governança aplicáveis.
Como gerenciar as denúncias
As companhias que investem no desenvolvimento e na conscientização sobre o canal de denúncias podem receber um grande volume de informações, chegando a centenas por mês. No meio delas, é preciso saber selecionar quais serão investigadas e levadas adiante. Hoje, a tecnologia – Data Analytics, estatística e Inteligência Artificial – é uma aliada no entendimento de quais pontos requerem mais atenção no mapa de risco.
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Sobre a IRKO Hirashima
A IRKO Hirashima foi fundada em 2017, originalmente como Irkonsult, empresa do Grupo IRKO — cuja atuação no país já soma mais de 65 anos. Em 2019, nos unimos à Hirashima Associados, companhia com 17 anos de mercado. Da união, surgiu uma marca ainda mais robusta na prestação de serviços nas áreas de Auditing, M&A, Risk Advisory, Tax Advisory e Accounting, entre outros, que vem crescendo exponencialmente.
Nosso quadro societário inclui profissionais com a mais alta qualificação e ampla experiência, como ex-sócios e diretores das conhecidas Big4, e contadores com certificação internacional (CPA e ACCA). Nosso time conta ainda com profissionais que atuam ativamente no grupo de implementação de normas internacionais de contabilidade junto à IFRS Foundation / IASB. Nossos sócios, por sua vez, integram Conselhos e Comitês de grandes companhias de capital aberto no Brasil, com trajetória comprovada nas melhores práticas de governança.
Temos como prioridades máximas o atendimento de excelência a nossos clientes e o desenvolvimento constante de nossa equipe. Por isso, fomos a primeira empresa da América Latina a oferecer a certificação internacional ACCA para todo seu quadro de colaboradores.
Nossos resultados também foram reconhecidos pela Leaders League, agência de rating internacional amplamente conhecida ao redor do globo. A IRKO Hirashima figura nos rankings das melhores companhias brasileiras nos segmentos de Audit, IPO Readiness e Transaction Services.
Em 2021, como parte do Grupo IRKO, passamos a ser membros da SMS Latinoamérica, rede com presença em 21 países, reconhecida internacionalmente e credenciada junto ao Fórum de Firmas do IFAC.
Junto desta rede, fomos listados pelo IAB (International Accounting Bulletin) a 8º maior empresa de serviços profissionais do Brasil em faturamento.