Você consegue compreender facilmente a importância da gestão de riscos? Como todos sabemos, a transparência nas relações entre a empresa e a sociedade, é parte fundamental para o sucesso de um empreendimento no longo prazo. No entanto, existem outros fatores que devem completar essa administração: o planejamento e a previsibilidade.

Com isso em mente, Ruy Luiz de Paula, Partner de RAS e Audit na Irko Hirashima elaborou este artigo especial sobre a gestão de riscos. O objetivo é demonstrar a importância desse conceito na proteção reputacional das empresas.

Para isso, relacionamos o tema com as estratégias de comunicação, demonstrando o vínculo dessas áreas e como elas são essenciais para garantir a boa reputação de um negócio no mercado. Acompanhe!

O que é a gestão de riscos?

Primeiramente é preciso definir risco. Neste texto vamos considerar risco como sendo as incertezas que podem afetar as atividades desenvolvidas pela organização de forma negativa ou positiva.

Dito isso, é importante entender a finalidade da gestão de risco. Assim como qualquer outra disciplina administrativa, a gestão de riscos é um conjunto de práticas, estratégias e reflexões que tentam antecipar possíveis incertezas na jornada de uma empresa.

Entre outras coisas, a gestão de riscos oferece um ambiente operacional mais flexível e com maior capacidade de se adaptar para sobreviver em ambientes adversos. Uma vez que possibilita a criação de táticas e reações para vários cenários diferentes.

Assim, caso a empresa seja confrontada com um desafio previsto na gestão, poderá contorná-lo conforme planejado, de maneira ágil e inteligente.

Qual é a importância da gestão de riscos e comunicação?

Em essência, a comunicação é uma das principais ferramentas de uma boa gestão de riscos, pois é fundamental tanto no planejamento como na resolução dos problemas. Inicialmente, a comunicação é o instrumento que estimula a discussão de possibilidades.

Nessa etapa, os colaboradores debatem cenários problemáticos, como escândalos midiáticos, fracasso no alcance de metas de vendas, eventual crise global culminando em queda de faturamento e por aí adiante. Então, os planejadores discutem as reações estratégias para esses eventos.

No fim das contas, essa antecipação de cenários acaba preparando a organização para sobreviver em situações adversas. Na hipótese em que a empresa precise lidar com algum desses cenários, já estará estrategicamente pronta para colocar seu plano em ação.

Ruy comenta que “a gestão de riscos é um dos conceitos mais importantes para a sobrevivência de uma empresa no mercado. Isso porque, além de funcionar como um elemento de proteção e prevenção, ter seus riscos gerenciados e monitorados aumenta a probabilidade de a empresa continuar a operar e expandir os negócios.”

Já em um segundo momento, a comunicação torna-se parte integrante da resolução dos problemas. Aqui, incluímos dos exemplos mais simples aos mais sofisticados:

• contratação de consultoria de relações-públicas para resolver uma crise que tenha efeitos negativos na reputação da empresa;
• requisição de auditoria externa a fim de revisar ou auditar o balanço patrimonial, resultados e afins;
• adequação de tom e linguagem utilizados para comunicar decisões estratégicas difíceis, como demissões e/ou suspensões em massa;
• utilizar estratégia de comunicação que vise estimular a cooperação, resiliência e foco à equipe que permanecer na empresa após cortes de pessoal.

Como fazer uma gestão acertada?

Além de entender o conceito e a importância da gestão de riscos chegamos ao momento de conhecer alguns dos fatores que a compõe. Ruy cita aqui suas percepções, e incentivamos você a comentar mais exemplos abaixo, para podermos enriquecer esta discussão.

Planeje o gerenciamento de risco

Essa é a parte mais sensível da gestão de riscos. Afinal de contas, não são todos os dias em que uma empresa enfrenta uma crise com alto potencial de prejuízos em sua reputação. No entanto, na hipótese de que esse momento chegue, é fundamental para a empresa estar preparada, com planos de contingências estabelecidos e testados.

Identifique os riscos

Também é importante que a equipe considere, sem ignorar o fato que nossa compreensão dos riscos é sempre limitada e incompleta, a maior parte possível de cenários identificáveis. Entendendo os gatilhos capazes de desencadear essas situações e as atitudes preventivas que podem ser tomadas desde o momento em que a gestão de risco tiver início.

Análise de forma qualitativa e quantitativa

Estando os riscos identificados, chega o momento de classificá-los. Para isso, é importante conduzir uma análise qualitativa e quantitativa, aferindo o impacto dessas situações sobre a produtividade e a imagem pública da empresa. Assim, é possível identificar os riscos de maior prioridade estratégica.

Defina um plano de respostas

Por último, mas não menos importante do que outras fases, temos a elaboração de táticas para enfrentar cada um dos cenários. Durante a travessia de uma crise, é fundamental que todos os colaboradores conheçam suas funções na resolução do problema.

Por isso, o plano de respostas também deve listar as responsabilidades de cada profissional, assim como a importância de todos os agentes envolvidos no processo de lidar com a situação que está provocando a crise. Isso inclui desde a contratação de uma consultoria especializada no assunto que originou a crise, como uma consultoria tributária por exemplo. Até casos em que é necessário terceirizar especialistas da área jurídica e todos trabalharem juntos num grande esforço de mitigação dos riscos identificados.

Por fim, fatores como linguagem clara, objetiva e simplificada, transparência e acessibilidade às informações, atualizações periódicas e cooperação operacional devem compor uma boa comunicação nessa gestão de riscos.

Quais são os desafios da gestão de riscos?

Para finalizar este conteúdo, apresentaremos os principais desafios que uma gestão de riscos e comunicação pode trazer para uma empresa. Ao entender cada um deles, o empresário tem a chance de precaver seu negócio, contornando eventuais dificuldades que podem surgir no caminho. Continue lendo!

Cultura organizacional rígida

Um dos desafios é a própria cultura organizacional do negócio. Geralmente, empresas que têm processos mais rígidos e engessados têm mais riscos relacionados a comunicação envolvidos no dia a dia. Nesse sentido, o que deve ser feito é tornar a cultura organizacional menos rígida.

Em seguida, deve ser feita a gestão de riscos e potencialização dos processos de comunicação. Um dos principais agentes modificadores desse processo são os próprios gestores. A partir do momento em que eles têm a intenção de tornar sua gestão mais flexível todo negócio é contagiado com essa ideia.

Falta de prioridade

Outro grande desafio que pode ser facilmente contornado é a falta de prioridade. Com tantas obrigações que um empresário tem no dia a dia é natural que a sua atenção seja direcionada a determinadas atividades como vendas, controle de estoque, contabilidade, gestão financeira etc.

Contudo, para entender a importância da gestão de riscos e colocá-la em prática é fundamental atribuir um tempo adequado para trabalhar esse conceito na empresa. A presença ativa do empreendedor nesse momento é de fundamental importância. Se ele não atribuir prioridades a sua gestão de riscos e comunicação é muito provável que ela não seja executada.

A criação de uma área de riscos na empresa, com profissionais com dedicação integral a essa atividade, pode ser uma forma de garantir que a prioridade na análise dos riscos não seja deixada de lado frente a outras demandas do dia a dia do negócio.

Desorganização de processos e fluxos de trabalho

Mesmo após tornar a gestão do negócio mais flexível e definir prioridades para a gestão de riscos ainda temos um desafio muito grande e comum na maioria das empresas. Estamos tratando da desorganização que existem em processos e fluxos de trabalho. Em muitos casos, eles contribuem para o aumento dos riscos relacionados a comunicação.

Apesar de ter uma gestão flexível, as empresas necessitam de desenvolver fluxos de trabalho bem específicos em cada um dos seus departamentos. Sem isso, dificilmente ela conseguirá desenvolver uma gestão de qualidade e a implementação do conceito que viemos trabalhando até o momento será dificultada.

Por isso, é muito importante analisar os seus processos e fluxos de trabalho, tendo a flexibilidade para alterar aqueles mais engessados e que travam a fluidez dos procedimentos internos.

Falta de planejamento

A falta de planejamento também é um grande desafio para a implementação da gestão de riscos e comunicação. Quem não planeja suas ações dentro da empresa está a um passo de fracassar em determinadas situações.

O planejamento deve ser o passo inicial desse processo. Os gestores devem analisar seu negócio, entender as necessidades, pontos fortes e fracos, planejando a forma que os processos serão executados. Incluindo assim prazos de execução de atividades, bem como resultados que podem ser esperados.

Não formalização das regras

Por fim, temos o desafio da formalização das regras. A gestão de riscos em todos os seus aspectos envolve uma série de obrigações que precisam ser cumpridas pelos colaboradores de cada departamento.

 A elaboração de políticas é uma das atividades mais importantes na condução de um empreendimento, é através das políticas formalizadas, aprovadas pela alta administração, e comunicadas a todos os funcionários, que a governança começa a tomar corpo nas empresas.

Nesse sentido, você precisa formalizar cada uma dessas regras. Isso pode ser feito por meio de documentos enviados para os e-mails de cada colaborador e gestor, bem como disponibilizados em pontos estratégicos como quadro de avisos, por exemplo.

O objetivo nesse processo é deixar bem claro os pontos de todas as regras e como os funcionários devem agir frente a elas.

Ruy finaliza esse conteúdo destacando a importância de construir uma equipe de gerenciamento de riscos. “Pense em um time que saiba trabalhar em ambientes complexos com um alto grau de imprevisibilidade, e que tenha a capacidade de aprender com as adversidades e elementos de stress, tornando a organização sempre mais preparada para a próxima crise. “

Gostou do artigo? Então, entre em contato conosco. Dessa forma, orientaremos melhor sobre como a gestão de riscos e comunicação pode ser implementada em seu negócio.

Sobre a IRKO Hirashima

AIrko Hirashima presta serviços profissionais especializados nas áreas de auditoria, consultoria, transações societárias, finanças corporativas e controles internos atendendo empresas de grande porte e start-ups, fundos de investimentos e firmas de M&A. . Com vasta experiência no desenvolvimento de políticas, e também na estruturação das linhas de governança em empresas de diversos portes a Irko Hirashima é o parceiro ideal para empresas que estão buscando um amadurecimento de sua área de controles internos, risco ou mesmo auditoria interna.

Constituída a princípio como IRKONSULT, em 2018 adquiriu a MAP Auditores Independentes, empresa filiada o IBRANCON e registrada na CVM, para prestação de serviços de auditoria independente. Em 2019, anunciou a união com a Hirashima Associados, empresa com 17 anos de mercado, formando então a IRKO Hirashima. Em 2021, a empresa se associou a SMSLatinoamérica, rede credenciada junto ao Fórum de Firmas do IFAC.